IL PUNTO 4.2.3 DELLA NORMA ISO 9001:2008

L’intento di questo punto della ISO 9001, è quello di assicurare che tutti, all’interno dell’organizzazione, abbiano accesso ai documenti e che li utilizzino nella loro ultima versione.

Tutti i documenti del Sistema di Gestione della Qualità (il manuale, le procedure ISO 9001, le istruzioni di lavoro, i piani della qualità, i moduli, le registrazioni, i disegni ed i calcoli tecnici, le specifiche, i cicli di lavorazione, i piani di fabbricazione, i piani di collaudo, la lista dei fornitori qualificati, le evidenze relative alla formazione dei collaboratori, le schede macchina, i manuali d’uso, i cataloghi, i listini, report, le specifiche del cliente, i contratti e gli ordini, le norme e i regolamenti cogenti, ecc) vanno mantenuti sotto controllo, ad esempio mediante l’applicazione di una lista che contenga tutti i riferimenti ad essi e tutte le informazioni necessarie per una loro corretta gestione.

Un controllo della documentazione è necessario perché:

- tutti i documenti riflettano lo scopo dell’organizzazione
- non vengano sprecate risorse distribuendo informazioni che non sono utili
- le persone abbiano accesso a tutte le informazioni necessarie per poter svolgere al meglio il loro lavoro
- le informazioni utili siano sempre aggiornate e disponibili
- le informazioni utili siano adeguatemente conservate

La norma ci chiede in questo punto che venga approntata la prima delle sei procedure richieste che dovrà stabilire come:

1) si dovrà svolgere l’iter di approvazione dei documenti prima della loro emissione perché non vengano emessi documenti inadeguati (chi decide che serve un nuovo documento? Come viene pianificata la sua creazione? Chi lo prepara? Quali criteri esitono per la redazione di un documento? Esiste uno standard di riferimento? Quali criteri esistono relativamente alle limitazioni nell’utilizzo di un documento? Secondo quali criteri viene identificato il documento? Chi verifica la bozza e in che modo? Come viene testato il documento? Chi approva il documento e in che modo? Come viene pubblicato e distribuito? Come si tiene traccia del documento emesso?)
2) si dovranno gestire eventuali aggiornamenti che dovranno essere nuovamente approvati prima della loro emissione
3) si dovrà intervenire nel caso in cui dovessero intervenire modifiche all’interno del sistema tali per cui i documenti debbano essere revisionati e resi disponibili nell’ultima revisione disponibile
4) rendere i documenti disponibili dove servono per lavorare in maniera efficace
5) mantenere i documenti leggibili e facilmente identificabili
6) distribuire i documenti interni ed esterni in maniera controllata (ad es. mediante liste di distribuzione che consentano in ogni mometo di ricordare i destinatari)
7) gestire i documenti divenuti obsoleti

Tutti i documenti che seguiranno questo iter si definiranno “controllati”.

Il punto 4.2.3 non contiene nessun concetto nuovo, rispetto alla norma precedente.

Prendendo come riferimento il ciclo PDCA siamo nella fase di Do (Esecuzione).

Rispetto alla versione precedente del 2000, al punto 4.2.3 f viene aggiunta la precisazione che i documenti di origine esterna di cui si parla sono quelli che l'organizzazione stabilisce essere necessari per la pianificazione e l'operatività del proprio SGQ.

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